Początkowo miałem zamiar opublikować dostępny dla wszystkich projekt protokołu walnego zgromadzenia koła, ze wskazaniem sposobu przeprowadzenia głosowań, podejmowania uchwał etc. Taki post byłby jednak zbyt obszerny, co nie zmienia faktu, że projekt protokołu jest już gotowy i może zostać wykorzystany przez zainteresowanych.
W tej publikacji ograniczę się do kilku uwag na temat Statutu PZŁ, które mogą stanowić pomoc w organizacji walnych zgromadzeń kół łowieckich.
Pierwsza dotyczy porządku obrad. Zgodnie z §40 ust. 2 Statutu, do zawiadomienia o walnym zgromadzeniu dołącza się m in. projekt porządku obrad. Zgodnie z brzmieniem Statutu jest to dopiero projekt, który na początku obrad walnego zgromadzenia podlega dyskusji oraz uchwaleniu przez walne zgromadzenie, jako wyłączna kompetencja tego organu koła, zgodnie z §36 pkt 18 Statutu. Warto podkreślić, że nowy Statut PZŁ zniósł obowiązek podejmowania uchwał jedynie w sprawach objętych porządkiem obrad, albo przy obecności wszystkich członków Koła. Stanowił o tym §59 poprzedniego Statutu, dopuszczając wyjątek w sytuacji, gdy uchwała ma dotyczyć bezpośrednio członka koła, a on sam wyraził zgodę na rozpatrzenie sprawy. W konsekwencji, zgodnie z obecnie obowiązującym Statutem, nie ma przeszkód, aby uchwały mogły być podejmowane również poza porządkiem obrad, czy w ramach tzw. wolnych wniosków. Doświadczenie podpowiada, że czasem powstaje potrzeba podjęcia np. pilnej uchwały w sprawie indywidualnej, nie objętej porządkiem obrad. Obecnie obowiązujący Statut PZŁ nie stoi temu na przeszkodzie. Należy jednak pamiętać, że podejmowanie uchwał poza porządkiem obrad nie może prowadzić do obejścia Statutu. Nigdy zatem w takim „pozaporządkowym” trybie nie wolno podejmować uchwał w sprawach wskazanych w §41 Statutu. Wymienione tam sprawy związane z odwołaniem i powołaniem członków organów koła przed upływem kadencji, z przyjęciem lub wykluczeniem członka koła muszą być bezwzględnie umieszczone w projekcie porządku obrad. Podjęcie uchwały poza porządkiem obrad nie może również prowadzić do obrazy § 28 pkt 4 Statutu – w sprawach indywidualnych należy zawsze zapewnić osobie bezpośrednio zainteresowanej możliwość złożenia swobodnego oświadczenia na forum walnego zgromadzenia.
Druga uwaga dotyczy kwestii zatwierdzania poprzedniego protokołu walnego zgromadzenia. Zwracam uwagę na rażącą sprzeczność przepisów Statutu w tym przedmiocie. Zgodnie z §43 ust. 3 Statutu, protokół walnego zgromadzenia podlega zatwierdzeniu najpóźniej na najbliższym walnym zgromadzeniu. Z kolei w myśl §116 ust. 6, protokoły z wyjątkiem zjazdów krajowego i okręgowego oraz walnego zgromadzenia koła podlegają procedurze zatwierdzenia. Mamy do czynienia z sytuacją, w której jeden przepis Statutu wyraźnie nakazuje zatwierdzać już sporządzony i podpisany protokół z przebiegu walnego zgromadzenia koła, a drugi przepis równie wyraźnie wyłącza protokół walnego zgromadzenia z procedury zatwierdzania. Co więcej, mowa jest o zatwierdzeniu „najpóźniej” na najbliższym walnym zgromadzeniu. Nie wiadomo w jakim trybie i przez jaki organ miałoby to następować wcześniej, niż na najbliższym walnym. Przecież tylko ten organ władny jest zatwierdzić protokół ze swoich obrad, a zatem jest to możliwe tylko na najbliższym posiedzeniu, nie wcześniej. Słowo „najpóźniej” jest tu całkowicie zbędne i wprowadza niepotrzebny chaos. Widać tu pośpiech w uchwalaniu oraz brak dyskusji nad poszczególnymi zapisami Statutu. Nasuwa się pytanie, czy według Statutu należy zatwierdzać protokół z walnego zgromadzenia, czy też nie. Uważam, że mimo sprzecznych zapisów w Statucie, należy jednak zatwierdzać taki protokół na najbliższym walnym zgromadzeniu. Wskazuje na to wyraźne brzmienie §43 ust. 3, który mówi nie tylko o obowiązku zatwierdzania takiego protokołu, ale dodatkowo wskazuje (mimo niepotrzebnego słowa „najpóźniej”), kiedy należy to zrobić, czyli na najbliższym walnym. Warto pamiętać, że sprawnie zorganizowana czynność zatwierdzania protokołu zabiera bardzo niewiele czasu. Wystarczy, aby sekretarz przesłał mailem do wszystkich członków koła poprzedni protokół. Wyłącza to konieczność jego odczytania na zgromadzeniu, zwłaszcza że i tak protokół jest zgodnie z §43 ust. 4 dostępny dla wszystkich członków. Przeprowadzenie głosowania jawnego i uzyskanie zwykłej większości głosów nie powinno stanowić żadnych trudności.
Trzecia uwaga dotyczy załączników do protokołu walnego zgromadzenia. O sporządzeniu listy obecności pamięta się w każdym kole. Czasem warto jednak wykorzystać walne zgromadzenie, do odebrania od członków koła oświadczeń o wyrażeniu zgody na dostarczanie korespondencji drogą elektroniczną. Walne zgromadzenie daje możliwość odebrania tych oświadczeń zwłaszcza od takich członków, którzy nieczęsto osobiście uczestniczą w pracach, czy polowaniach zbiorowych. Taka zgoda skutecznie zastępuje doręczanie przez pocztę. Zgoda musi być pisemna, zgodnie z §107 ust. 8 Statutu. Wystarczy w tym wypadku złożenie własnoręcznego podpisu pod wydrukowanym oświadczeniem. Korzyści dla koła są oczywiste – z jednej strony pozwala to zaoszczędzenie kosztów korespondencji za potwierdzeniem odbioru, z drugiej zaś bardzo ułatwia pracę sekretarzowi koła, czy nawet całemu zarządowi. Nie trzeba wspominać, że adresowanie przesyłek poleconych za potwierdzeniem odbioru do kilkudziesięciu czy nawet stu osób, to czynność czasochłonna i wymagająca sporego zaangażowania. Można tego w prosty sposób uniknąć.
Kolejnym załącznikiem do protokołu walnego zgromadzenia kola mogą być tzw. oświadczenia lustracyjne. Zgodnie z wymogiem art. 33 d ustawy Prawo łowieckie, w skład organów Polskiego Związku Łowieckiego, a także w skład zarządu koła łowieckiego lub komisji rewizyjnej nie może wchodzić osoba urodzona przed dniem 1 sierpnia 1972 r., która była pracownikiem, funkcjonariuszem lub żołnierzem organów bezpieczeństwa państwa. Oznacza to, że kandydaci na członków organów koła oraz komisji rewizyjnej, urodzeni przed dniem 1 sierpnia 1972 r. muszą przed przeprowadzeniem wyborów złożyć oświadczenia lustracyjne. Oświadczenia składane są w chwili wyrażenia zgody na kandydowanie, na ręce przewodniczącego obrad i powinny być niezwłocznie przekazane do Biura Lustracyjnego Instytutu Pamięci Narodowej, zgodnie z przepisami ustawy o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944 – 1990 oraz treści tych dokumentów. Trzeba zaznaczyć, że złożenie oświadczenia lustracyjnego powoduje wygaśnięcie obowiązku jego powtórnego złożenia, w przypadku późniejszego kandydowania. W takim przypadku składa się informację o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego.
W przekazywaniu takich oświadczeń mogą pośredniczyć, ze względów organizacyjnych, właściwe zarządy okręgowe PZŁ, ale obowiązek ich przekazania spoczywa na organie, który dokonał wyboru, czyli na walnym zgromadzeniu. W praktyce, po zakończeniu walnego zgromadzenia, obowiązek ten powinien niezwłocznie wykonać nowy zarząd koła. Wzór oświadczenia lustracyjnego oraz wzór informacji o złożeniu oświadczenia lustracyjnego stanowią załączniki do wymienionej ustawy. Sankcją za brak złożenia oświadczenia lustracyjnego jest nieważność wyboru kandydata. Pamiętajmy, aby stosowne oświadczenia odebrać od kandydatów, zanim dojdzie do głosowania.
Życzę owocnych i spokojnych obrad!
KŁ Nemrod